Yesmin Michel Guevara Valdez

HERRAMIENTAS COLABORATIVAS QUE APOYAN EN LA EMPRESA

En una realidad influenciada por la transformación digital, cualquier proyecto requiere de una correcta cualificación tecnológica, esto se traduce en la necesidad de adoptar herramientas colaborativas de acuerdo a las necesidades de determinado proyecto o de la empresa. Pero,

 

 ¿Qué son exactamente este tipo de herramientas?

Cuando se habla de herramientas colaborativas se hace referencia a plataformas o aplicaciones que fomentan la conectividad y el trabajo entre equipo. Funcionan a través de un modelo de almacenamiento en la nube, lo que permite a todos los empleados de una empresa interactuar; no solo entre ellos sino también externamente, con clientes o partes.

Las herramientas colaborativas tienen como objetivo mejorar el proceso de trabajo, a través de funcionalidades específicas que permiten planificar, ejecutar, controlar y analizar las diferentes tareas y procesos de un proyecto empresarial. Estas plataformas, dentro de un entorno laboral, favorecen el intercambio de recursos, la comunicación y la colaboración en tareas y procesos, manteniendo así la información actualizada y potenciando el rendimiento laboral.

Criterios para elegir herramientas colaborativas efectivas

La elección de herramientas colaborativas efectivas para una empresa puede depender de varios criterios, y es importante considerar las necesidades específicas de la organización.

• Facilidad de Uso:

La herramienta debe ser intuitiva y fácil de usar. La curva de aprendizaje no debería ser demasiado empinada para que los empleados puedan adoptarla rápidamente.

• Compatibilidad e Integración:

La herramienta debe ser compatible con otros sistemas y aplicaciones utilizados en la empresa. La capacidad de integrarse con herramientas existentes facilita la transferencia de datos y la colaboración fluida entre plataformas.

• Escalabilidad:

La herramienta debe ser escalable para adaptarse al crecimiento de la empresa. Debería poder manejar un aumento en el número de usuarios, proyectos y datos sin comprometer el rendimiento.

• Seguridad y Cumplimiento Normativo:

La seguridad de la información es crucial. La herramienta debe ofrecer características robustas de seguridad, cifrado y cumplir con los estándares de cumplimiento normativo relevantes para la industria.

• Colaboración en Tiempo Real:

La capacidad de colaborar en tiempo real es esencial para muchas empresas. Herramientas que admitan la comunicación instantánea, la edición colaborativa de documentos y la actualización en tiempo real pueden mejorar la eficiencia.

Al considerar estos criterios, las empresas pueden tomar decisiones informadas al elegir herramientas colaborativas que se alineen con sus objetivos y requisitos específicos. Es fundamental involucrar a los usuarios clave en el proceso de selección para garantizar una adopción exitosa de la herramienta en toda la organización.

Uso en la Empresa:

Comunicación Instantánea:

Ejemplo: Crear canales para diferentes equipos (ej. marketing, desarrollo, ventas) y para proyectos específicos. Los empleados pueden comunicarse instantáneamente, compartir actualizaciones y resolver problemas de manera rápida.

Gestión de Proyectos:

Ejemplo: Utilizar canales específicos para proyectos donde los miembros del equipo puedan compartir avances, fechas límite y discutir cualquier problema. Integrar recordatorios y fechas de entrega a través de la integración con calendarios.

Comunicación Grupal e Individual:

Ejemplo: Facilitar la comunicación grupal a través de canales abiertos y privados, y permitir la comunicación individual a través de mensajes directos. Esto promueve una comunicación eficiente y personalizada.

La elección acertada de herramientas colaborativas contribuye significativamente a la productividad y al logro de los objetivos empresariales al facilitar una comunicación eficaz y una gestión eficiente de proyectos. Es esencial involucrar a los usuarios clave en el proceso de selección y asegurar una implementación exitosa en toda la organización.